About the Employer
Office Manager
Perspectiva General del Distrito
Las escuelas p³blicas de Holyoke son un distrito escolar Öblico que cuenta con 11 escuelas de prekánder a 12.° grado y acoge a casi 4,800 estudiantes, de los cuales el 80% se identifica como latino o latina. Empleamos a casi 1,300 personas que, en conjunto, educan y apoyan a una comunidad de estudiantes altamente diversa. Estamos comprometidos a contratar y retener educadores de alta calidad que creen firmemente que todos los niños pueden aprender y aprendern, y que se esfuerzan diariamente por hacer de la escuela un lugar alegre de descubrimiento, apoyo y pertenencia.
Plan Estratégico del Distrito
El plan estratégico de las escuelas p³blicas de Holyoke , “Avanzando juntos”, se basa en nuestras fortalezas previas y, al mismo tiempo, sirve como un llamado a la acción para acelerar el aprendizaje estudiantil a travás de una nueva perspectiva sobre cômo enseñamos, cômo trabajamos en colaboración y cômo apoyamos el bienestar de los estudiantes.
Logros del Distrito
Existen numerosos logros que permitieron a Holyoke recuperar el control local después de 10 años de administración judicial. Entre estos logros se encuentran:
- La tasa de graduación mús alta registrada, del 77.1%, lo que representa un aumento de mús de 15 puntos porcentuales en 10 años.
- Oportunidades significativas de aprendizaje préctico para estudiantes de secundaria, que incluyen academias temáticas, programas de educación técnica y vocacional, aprendizaje basado en el trabajo y cursos avanzados.
- Un enfoque integral de la alfabetización temprana que combina una sólida instrucción búsica con tutoras individuales, lo cual ha contribuido a que mús estudiantes lean a nivel de grado.
- Un préspero programa bilingúe de inglás/español, en el que casi 900 estudiantes avanzan hacia el bilinguismo, la biliteracidad, y la biculturalidad.
Requisitos para el Cargo
La Oficina del Administrador es la hub operacional y de servicio al cliente de la escuela. Este individuo garantiza que la oficina principal sea acogedora, organizada, respondiente y centrada en las necesidades y seguridad de los estudiantes, familias, personal y visitantes.
La Oficina del Administrador trabaja estrechamente con el administrador principal y el equipo de liderazgo escolar para coordinar las operaciones diarias de la escuela, mantener registros precisos y confidenciales, apoyar la comunicación efectiva, y garantizar el seguimiento oportuno de responsabilidades administrativas. El candidato exitoso debe ser capaz de gestionar múltiples prioridades, ejercer juicio sonado, resolver problemas independientemente, y mantener una profesionalidad y compostura en un entorno escolar a toda velocidad.
Responsabilidades Esenciales
Crear y mantener un ambiente principal acogedor, respetuoso, culturalmente sensible y servicio-oriented.
Actuar como punto de contacto primario para estudiantes, familias, personal, visitantes, proveedores y socios comunitarios.
responder y pantalla llamadas telefónicas, responder a consultas rutinarias, registrar mensajes precisamente y dirigir a las personas a los miembros del personal o departamentos adecuados.
Saludar y pantalla visitantes de acuerdo con las procedimientos de seguridad del distrito, incluyendo la identificación, registro y expectativas de acceso al edificio.
Comunicarse efectivamente y profesionalmente con familias, incluyendo familias cuyo idioma de origen no es el inglés, y programar apoyo de interpretación o traducción cuando sea necesario.
Mantener la calendario del principal y ayudar con programar citas, reuniones, entrevistas, reuniones y eventos escolares.
Monitorear y apoyar las operaciones diarias de la oficina principal, incluyendo el arribo y salida de los estudiantes, asistencia, registro de asistencia, cambios de transporte tempranos y otros necesidades de tiempo sensible.
Mantener registros precisos de estudiantes, personal, asistencia, matría y operaciones utilizando sistemas aprobados por la distrito.
Preparar, tipografó, formatar, distribuir y archivo correspondencia, notificaciones, informes, memoranda, hojas de cálculo, presentaciones y otros documentos escolares.
Mantener organizadas las sistemas electrónicos y papeleras de archivado, incluyendo archivos seguros y cerrados para la información confidencial del estudiante y personal.
Proteger la confidencialidad de la información del estudiante, familia y personal en consonancia con el ferpa, las políticas del distrito y las disposiciones aplicables estatales y federales.
Recibir, revisar, organizar y rutas correo electrónico, notificaciones, registros, formularios, solicitudes y entregas.
Reunir, organizar, analizar y mantener la información necesaria para las operaciones escolares, informes, planificación y toma de decisiones.
Apoyar los procesos financieros, pedidos de suministros, facturas, documentación de pago, registros de asistencia del personal, cobertura sustituta, y otros procesos personales o financieros como se le asignen.
Mantener precisas las inventarios de suministros oficiales, equipos, llaves y otros recursos escolares.
Asistir con la coordinación del cubre personal, sustitutos, reuniones, viajes de campo, transporte y eventos escolares.
Apoyar los sistemas de comunicación escolares, incluyendo correo electrónico, calendario y software de información estudiantil.
Reconocer y resolver problemas rutinarios con intervención administrativa minimal y seguir hasta que se resuelvan las tareas o preocupaciones asignadas.
Anticipar necesidades operativas, comunicar posibles desafios y seguir adelante hasta que se resuelvan las tareas o preocupaciones asignadas.
Coordinar y, cuando se le asignen, supervisar el trabajo diario del personal de oficina, personal de la oficina y apoyo temporal.
Colaborar con el administrador principal, equipo de liderazgo, maestros, personal de apoyo, departamentos de la oficina central, familias y socios comunitarios.
Demostrar profesionalismo, disponibilidad, discreción, flexibilidad y juicio sonado en todas las interacciones.
Realizar otros deberes relacionados como se les asignen por el administrador del edificio.
Requisitos Míneros
Diploma de enseñanza o equivalente requerido.
Asociado de arte preferible.
Al menos tres años de experiencia exitosa en administración, secretariado clérico, oficina-manage, o experiencia relacionada.
Conocimientos sólidos de procedimientos y sistemas generales de la oficina, términos y terminología.
Excelentes habilidades organizacionales, gestión del tiempo y atención al detalle.
Capacidad para gestionar múltiples prioridades, cumplir plazos y mantener precisión en un entorno a toda velocidad.
Habilidades escritas y verbales excepcionales.
Excelentes habilidades de servicio al cliente e interpersonales.
Capacidad para comunicarse efectivamente y tactuadamente con estudiantes, familias, personal, visitantes, proveedores y miembros del público.
Capacidad para mantener la calma, profesionalidad y solución cuando respondiendo a situaciones difíciles, sensibles o urgentes.
Capacidad para reconocer y resolver problemas con intervención administrativa mínima.
Capacidad para ejercer juicio sonado mientras mantiene discreción y confidencialidad.
Capacidad para trabajar en equipo como miembro de un equipo escolar.
Proficiencia intermedia a avanzada con software de procesamiento de palabras, hojas de cálculo, bases de datos, presentaciones, correo electrónico, calendario y software de información estudiantil.
Disponibilidad y capacidad para aprender nuevas tecnologías, programas de comunicación y sistemas operativos.
Experiencia en mantener registros precisos y manejar información confidencial del estudiante o personal.
Conocimiento de las políticas y procedimientos del departamento escolar preferible.
Candidatos bilingúes y biculturalmente, particularmente aquellos que hablan inglás y español con fluidez, son fuertemente animados a postularse.
Horario de Trabajo
Hora: 40 horas por semana. Los horarios específicos serán determinados por el administrador del edificio según las necesidades operativas de la escuela.
